스프레드시트의 문제
직원 45명인 한 유통 회사는 12개의 엑셀 파일로 운영을 관리하고 있었습니다. 판매 데이터, 재고 수준, 배송 상태, 공급업체 리드타임, 각각이 별도 파일에 있었고, 각기 다른 사람이 관리하며, 서로 다른 시간에 업데이트됐습니다.
매주 월요일, 운영 관리자는 주간 보고서를 취합하는 데 두 시간을 썼습니다. 보고서가 완성될 때쯤이면 일부 데이터는 이미 구식이 되어 있었습니다.
이건 흔한 이야기입니다. 엑셀은 훌륭한 도구입니다. 하지만 네 명의 다른 사람이 실시간으로 같은 데이터를 보고 의사결정을 내려야 할 때는 잘못된 도구가 됩니다.
커스텀 대시보드가 실제로 무엇을 대체하는가
무언가를 만들기 전에, 팀은 대시보드가 지원해야 할 의사결정을 먼저 정리했습니다:
- 최소 재고 이하인 제품 라인은 어디인가?
- 어떤 배송이 얼마나 지연되고 있는가?
- 가장 많은 지연을 유발하는 공급업체는 어디인가?
- 현재 수익 추이는 목표 대비 어떤가?
이것들은 답하는 데 몇 시간이 걸리던 질문들이었습니다. 목표는 이를 몇 초 안에 답할 수 있게 만드는 것이었습니다.
마이그레이션 과정
1단계: 데이터 감사 (1주차)
12개의 스프레드시트를 전수 조사했습니다. 실제로 쓰이는 건 어떤 것인가? 어떤 것이 다른 파일에 데이터를 공급하는가? 데이터 출처는, 수동 입력, 다른 시스템에서의 내보내기, 아니면 둘 다?
결과: 12개 중 4개는 중복이거나 거의 쓰이지 않는 파일이었습니다. 실제 데이터 소스는 3개의 주요 시스템뿐이었습니다.
2단계: 데이터 모델 설계 (2주차)
대시보드를 만들기 전에 정의를 통일해야 합니다. "배송 지연"이란 무엇인가? 출고 시점에서 늦은 건가, 예상 도착일을 넘긴 건가, 고객이 불만을 제기했을 때인가? 이런 질문들은 각 팀이 수년간 암묵적으로 가지고 있던, 서로 다르다는 걸 몰랐던, 가정들을 드러냅니다.
3단계: 구축 및 연결 (3–5주차)
3개의 소스 시스템에서 데이터를 가져와 형식을 표준화하고 중앙 데이터베이스에 저장하는 파이프라인을 구축했습니다. 대시보드는 이 중앙 데이터베이스에서 실시간으로 데이터를 가져오며, 15분마다 갱신됩니다.
4단계: 출시 (6주차)
2주 동안 대시보드와 스프레드시트를 병행 운영했습니다. 불일치가 발생할 때마다 조사를 진행했습니다. 대부분은 소스 시스템의 데이터 품질 문제였습니다, 데이터가 비로소 눈에 보이게 되면서 처음으로 발견된 것들이었습니다.
무엇이 달라졌는가
2시간 걸리던 월요일 보고서가 이제 10분에 끝납니다. 대시보드는 실시간이므로, 회의 시작 시점의 데이터가 이틀 전 것이 아닌 바로 지금 것입니다.
더 중요한 변화는 팀이 묻는 질문이 달라졌다는 점입니다. 데이터를 얻기 어려울 때 사람들은 질문을 멈춥니다. 즉시 얻을 수 있을 때는 더 많이 묻고, 더 나은 결정을 내립니다.
실제 비용
프로젝트는 6주가 걸렸고, 회사가 검토했던 상용 BI 툴들보다 훨씬 저렴했습니다. 그 툴들은 지속적인 라이선스 비용에 더해 커스터마이징을 위한 외부 컨설턴트가 필요했고, 그로 인해 총 소유 비용이 커스텀 개발과 엇비슷해졌습니다.
차이점은 이렇습니다: 커스텀 대시보드는 그들만의 특정 시스템에 직접 연결되고, 그들의 용어를 사용하며, 새로운 컨설팅 계약 없이도 변경할 수 있습니다.